Tietosuoja-asiat CapManissa

Tällä sivulla kerrotaan CapManin yleisistä henkilötietojen keräämiseen liittyvistä periaatteista. CapMan Oyj (sekä kaikki yhtiöt jotka kuuluvat samaan konserniin, joihin jatkossa viitataan yhteisnimityksellä ”CapMan”) sitoutuu pitämään keräämänsä ja käsittelemänsä henkilötiedot turvassa ja ilmoittamaan viipymättä rekisteröidyille (rekisteröidyillä tarkoitetaan tässä kaikkia niitä henkilöitä, joiden henkilötietoja CapMan käsittelee) kaikista tiedonkäsittelytoimista sekä rekisteröidyn oikeuksista.

CapManin laajasta liiketoiminnasta johtuen, keräämme erilaisia henkilötietoja tietoja eri tilanteissa ja ylläpidämme useampaa tietosuojaselostetta, joiden tarkempaan sisältöön voitte tutustua tämän sivun lopussa olevien linkkien kautta. Huomioittehan, että riippuen teidän ja CapManin välisestä suhteesta, voi teihin soveltua joko yksi tai useampi tämän sivun lopussa olevista tietosuojaselosteista.

Minkälaisia henkilötietoja CapMan kerää ja käsittelee?

CapMan kerää henkilötietoja sijoittajistaan, potentiaalisista sijoittajista, heidän edustajistaan ja tosiasiallisista edunsaajistaan, työntekijöistään ja heidän lähipiiristään, yhteistyökumppaneiden edustajista, CapManin nykyistä ja aiemmista työntekijöistä ja työnhakijoista, yhtiön hallituksen jäsenistä, muista johtohenkilöistä ja osakkeenomistajista, portfolioyhtiöidensä johtohenkilöistä ja portoflioon kuuluvien kiinteistökohteiden vuokralaisista ja heidän edustajistaan. Näihin kaikkiin viitataan tällä sivustolla termillä ”rekisteröity”.

Keräämme muun muassa seuraavia henkilötietoja:

  • rekisteröidyn nimen ja yhteystiedot;
  • tapaamisiin ja yhteydenpitoon liittyviä tietoja ja muistiinpanoja;
  • tietoja sijoituksista CapManin hallinnoimissa rahastoissa ja sijoituspotentiaalista;
  • tietoja osallistumisista CapManin tilaisuuksiin;
  • esimerkiksi rahanpesulain, veroraportointisääntelyn tai muun sääntelyn vaatimia tietoja;
  • rekrytointiin liittyviä tietoja.

Tarkemmat listaukset ja esimerkkejä CapManin keräämistä henkilötiedoista löydät alla olevista tietosuojaselosteista.

Miksi CapMan kerää ja käsittelee henkilö tietoja?

Viestintä ja markkinointi

CapMan käsittelee tietoja ottaakseen yhteyttä, ylläpitääkseen, kehittääkseen ja päivittääkseen CapManin liiketoimintasuhteita kutsumalla osuudenomistajia tilaisuuksiin ja markkinoimalla uusia tuotteita ja palveluita. Käsittely tässä tarkoituksessa perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai sopimukseen rekisteröidyn ja CapManin välillä. CapMan lähettää markkinointiviestintää ainoastaan siihen annetun nimenomaisen suostumuksen mukaisesti ja rekisteröidyllä on aina mahdollisuus myöhemmin kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestintää.

Pörssiyhtiöviestintä

Pörssi- ja yhtiötiedotteet viimeaikaisista CapMania tai sen tytäryhtiöitä tai hallinnoimia rahastoja koskevista kiinnostavista tapahtumista (kuten viimeaikaiset yhtiötapahtumat, rahastojen uudet sijoitukset tai CapManin uudet palvelut). Kutsuminen CapManin yhtiökokouksiin. Käsittely tässä tarkoituksessa perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Rahastotoiminnot

Henkilötietoja käsitellään myös CapManin rahastotoiminnoissa, kuten oikeudellisissa taustaselvityksissä, rahastohallinnossa, osuusrekisterin hallinnassa, raportoinnissa ja päätöksenteossa. Henkilötietojen käsittely näissä toiminnoissa perustuu joko sopimusvelvoitteisiin tai lakiin.

Lailliset velvollisuudet

CapMan kerää ja käsittelee henkilötietoja täyttääkseen lain asettamat pakolliset vaatimukset esimerkiksi rahanpesun estämistä tai veroraportointia koskien. Mikäli rekisteröity kieltäytyy toimittamasta CapManille lain vaatimia tietoja, CapMan saattaa olla estynyt solmimaan liikesuhteita tai toimimaan normaalin liiketavan mukaisesti rekisteröidyn kanssa.

Toiminnan kehittäminen

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös CapManin toiminnan kehittämiseksi. Henkilötietoja voidaan käyttää esimerkiksi asiakassuhteen tai liikesuhteen analysointiin sekä tarjottavien tuotteiden ja palvelujemme parantamiseen. Voimme myös hyödyntää koottuja henkilötietolistoja seurataksemme verkkosivujen käyttöä, jotta voimme kehittää verkkosivujamme. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittelyperuste on CapManin oikeutettu etu tai sopimusvelvoitteiden täyttäminen.

Rekrytointipäätökset

CapMan käsittelee henkilötietoja työnhakijoiden arvioimiseksi ja rekrytointipäätösten tekemiseksi sekä työsuhteen hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittely näissä toiminnoissa perustuu joko sopimusvelvoitteisiin tai lakiin.

Muut sopimusvelvoitteet

CapMan käsittelee henkilötietoja myös yleisellä tasolla sitä velvoittavien sopimusten täytäntöön panemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Ei muita tarkoituksia

CapMan ei käsittele henkilötietojanne muihin kuin yllä ja tietosuojaselosteissa mainittuihin käyttötarkoituksiin ilman nimenomaista suostumustanne, jollei se ole välttämätöntä sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Kerättyä tietoa ei käytetä profiloinnissa tai muussa vastaavassa automatisoidussa päätöksenteossa.

Mitkä ovat CapManin tietolähteet?

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään tai tämän työnantajayhteisöltä. (Kun toimitatte henkilötietoja jonkun toisen henkilön puolesta, huomioittehan ja tutustutte tarkasti myöhemmin tällä sivulla olevaan osioon ”Toisen henkilön henkilötietojen toimittaminen”).

Henkilötietoja voidaan kerätä myös julkisista tai muista lähteistä, kuten Patentti- ja rekisterihallituksen, Keskusrikospoliisin sekä Yritystietojärjestelmän ylläpitämistä virallisista rekistereistä. CapMan kerää myös tietoja luottotietoyhtiöiden, kuten Suomen Asiakastieto Oy:n, ylläpitämistä rekistereistä. Tietolähteet saattavat vaihdella riippuen rekisteröidyn kotivaltiosta ja kansalaisuudesta.

CapMan voi lisäksi kerätä, käsitellä ja analysoida verkkosivuilla vierailevien henkilöiden henkilötietoja evästeiden muodossa. Evästeitä käytetään verkkosivujen käytön kävijämäärien analyysissä, tietosisältöjen suunnittelussa ja verkkosivujen kehittämisessä. Kerättyjä tietoja ei käytetä yksittäisten henkilöiden tunnistamiseen.

Miten ja kenelle henkilötietoja voidaan luovuttaa?

Voimme luovuttaa henkilötietojasi seuraaville tahoille:

  • henkilötietojasi voidaan luottamuksellisesti luovuttaa CapMan-konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä, kun tämä on tarpeen konsernin toimintaan kuuluvien palveluiden tuottamiseksi tai kun tämä on tarpeen hallinnollisten-, laskutuksen- tai muiden toimintojen suorittamiseksi;
  • CapManin sopimusosapuolena tai sopimusosapuolen edustajana, henkilötietojasi voidaan luovuttaa lakimiehille, konsulteille tai muille asiantuntioille sekä ulkomaalaisille asianajotoimistoille, rahastoyhtiöille tai muille asiantuntijaorganisaatioille, kun tämä on tarpeen sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi;
  • henkilötietosi voidaan luovuttaa mille tahansa luotettavalle kolmannelle osapuolelle, jolle olemme siirtäneet oikeuksiamme tai velvoitteitamme, esimerkiksi IT- tai HR-palveluiden tarjoajat;
  • voimme luovuttaa henkilötietojasi luotto- ja rahoituslaitoksille sekä yhtiöille jotka tarjoavat palveluita rahanpesun, luottoriskin tai rikosten ehkäisemiseksi. Luovuttaminen voi tapahtua myös muille samankaltaisille toimijoille;
  • voimme luovuttaa henkilötietojasi tuomioistuimille, lakia toimeenpaneville viranomaisille, sääntely- ja valvontaviranomaisille, asianajajille, vaihtoehtoisille riidanratkaisuelimille tai muille tahoille, mikäli tämä on kohtuullista ja tarpeellista lakiin perustuvan vaatimuksen käyttämiseksi tai puolustautuaksemme tällaista vaatimusta vastaan.

Tahosta, jolle henkilötietoja luovutetaan, tulee pääsääntöisesti CapMan lukuun toimiva käsittelijä. Luovuttaessaan tietoa käsittelijöinä toimiville tahoille CapMan säilyttää hallinnan ja vastuun käsittelijälle annetuista henkilötiedoista ja käyttää asianmukaisia ja laissa vaadittuja varotoimenpiteitä, jotta henkilötietojesi suoja säilyy, kun käsittelijän palveluita käytetään. CapMan vastaa käsittelijän hallussa olevien henkilötietojen ajantasaisuudesta ja ilmoittaa heille tietojen muuttamisesta ja poistamisesta.

Tietyissä tilanteissa, kuten jos vastaanottajalla on lakisääteinen velvoite ylläpitää omaa rekisteriä, henkilötietojen vastaanottajasta voi käsittelijän sijaan tulla rekisterinpitäjä, jolloin toimija lisää luovutetut henkilötiedot omaan rekisteriinsä.

Henkilötietojen siirto ulkomaille

Sähköiset henkilötiedot säilytetään lähtökohtaisesti servereillä jotka sijaitsevat EU/ETA-alueen sisällä. CapManin kansainväinen liiketoiminta saattaa kuitenkin vaatia, että tietojanne säilytetään ja käsitellään myös EU/ETA-valtioiden ulkopuolella. EU/ETA-alueen ulkopuolisissa maissa ei välttämättä ole yhtä korkeaa lainsäädännöllistä suojaa henkilötiedoille. Tästä johtuen ylläpidämme asianmukaisia ja sopivia GDPR-asetuksen mukaisia varotoimia, jotta henkilötietonne säilyvät suojattuina. Siirrettäessä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle sovellamme EU:n mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirtoa varten. Mallisopimuslausekkeet löytyvät täältä.

CapMan harjoittaa liiketoimintaa Venäjällä ja tästä syystä tiettyjä henkilötietoja voidaan siirtää CapManin Venäjän toimihenkilöille. Lisäksi osa CapManin rahastoista sijaitsee Guernseyllä ja tästä johtuen henkilötietoja voidaan siirtää myös paikallisille toimihenkilöille, kuten rahastojen hallinnointiyhtiölle ja tilintarkastajille, Guernseyllä.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään, kunnes niitä ei enää tarvita käyttötarkoitukseen, johon ne on kerätty, tai jos peruutatte suostumuksenne ja me emme lain nojalla ole velvollisia säilyttämään henkilötietojanne.

Perushenkilötietojasäilytetään, kunnes niitä ei enää tarvita liiketoimintasuhteen ylläpitämiseksi tai muuhun yhteydenpitoon rekisteröityneen kanssa. Henkilötiedot poistetaan, kun kohtuullinen aika on kulunut viimeisestä yhteydenpidosta CapManin ja Rekisteröityneen välillä. Suurinta osaa kerätyistä henkilötiedoista säilytetään vähintään yleisen kanneajan päättymiseen asti.

Henkilötiedot, jotka on kerätty pakollisen lain nojalla säilytetään laissa määritellyn säilytysajan verran, esimerkiksi rahanpesu- (5 vuotta yksittäisestä transaktiosta tai 5 vuotta liikesuhteen päättymisestä) tai kirjanpitosääntelyn (10 vuotta tilikauden päättymisestä) nojalla.

Henkilötietojen säilytysajat saattavat vaihdella maittain paikallisten säilytysaikoja koskevien sääntöjen mukaisesti.

Mitä ovat rekisteröidyn oikeudet?

Jokaisella rekisteröidyllä on laissa määritellyt oikeudet tarkistaa omat henkilötietonsa CapManin ylläpitämistä rekistereistä sekä vaatia tietojen päivittämistä, korjaamista tai poistamista. CapMan tekee parhaansa mahdollistaakseen rekisteröidyn oikeutetut pyynnöt mahdollisimman tehokkaasti.

Laissa määritellyin edellytyksin teillä on oikeus tarkastaa teistä säilytetään. Tarkastusoikeuden lisäksi teillä on oikeus saada jäljennös teitä koskevista tiedoista. Voitte myös vaatia, että teitä koskeva virheellinen tai epätarkka henkilötieto korjataan. CapMan pyrkii pitämään rekisterinsä ajantasaisina ja virheettöminä, mutta ei vastaa epätarkoista, puutteellisista tai vääristä henkilötiedoista aiheutuneista välittömistä tai välillisistä vahingoista.

Siltä osin kuin CapManille laissa asetetut velvollisuudet tai sopimussuhteen ylläpito eivät muuta vaadi, teillä ei ole velvoitetta antaa CapManille kaikkia sen pyytämiä tietoja (esimerkiksi tilaisuuden yhteydessä kerättävät tiedot erityisruokavalioista) ja teillä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamanne suostumus tällaisten tietojen käsittelyyn ja vaatia, että teitä koskevat tällaiset henkilötiedot poistetaan.

Voitte myös pyytää, että hallussamme olevat henkilötiedot teistä siirretään toiselle rekisterinpitäjälle. Huomatkaa kuitenkin, että emme ota vastuuta CapMan-konsernin ulkopuolelle siirretyistä henkilötiedoista (ellei siirto tapahdu CapManin toimesta kolmannelle henkilölle liiketoiminnan puitteissa).

Mikäli haluatte käyttää edellä mainittuja oikeuksianne, lähettäkää kirjallinen pyyntö sekä selvitys henkilöllisyydestänne sivun alareunasta löytyvällä lomakkeella CapManin tietosuoja-asioiden yhteyshenkilölle. Kirjallinen pyyntö voidaan myös vaihtoehtoisesti toimittaa postitse osoitteeseen CapMan / Tietosuoja-asiat, Ludviginkatu 6, 00130 Helsinki.

Vastaanotettuamme tietopyyntönne pyrimme mahdollisuuksien mukaan toimittamaan pyydetyn aineiston teille pikimmiten. Riippuen tietopyynnön laajuudesta arvioitu toimitusaika on 1-4 viikkoa. Tietopyyntö on lähtökohtaisesti maksuton, jos kuitenkin tietopyyntö on kooltaan hyvin suuri, saatamme periä kohtuullisen korvauksen aiheutuneista hallinnollisista kuluista.

Otamme kaikki rekisteröityjen meille toimittamat tietopyynnöt vakavasti, mutta jos tietopyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton saatamme kieltäytyä suorittamasta tietopyynnön mukaisia toimia. Jos tietopyyntönne hylätään kohtuuttomuuden tai perusteettomuuden nojalla, ilmoitamme teille tästä sekä hylkäykseen johtaneesta syystä kirjallisesti.

Miten lähetät palautetta CapManille?

Koitamme jatkuvasti kehittää tietosuojakäytäntöjämme ja olemme siksi kiitollisia lähettämästänne palautteesta. Ilmoittakaa ystävällisesti mahdolliset huolenne ja parannusehdotuksenne sivun alareunasta löytyvällä lomakkeella CapManin tietosuoja-asioiden yhteyshenkilölle.

Mikäli koette, että emme noudata soveltuvaa lainsäädäntöä henkilötietoja käsiteltäessä, on teillä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (http://www.tietosuoja.fi/fi/).

Miten CapMan varmistaa henkilötietojen turvallisen säilyttämisen?

CapMan käyttää sopivia teknisiä turvallisuustoimia turvatakseen kaiken sähköisesti säilyttämämme tiedon menetykseltä, väärinkäytöltä ja oikeudettomalta käytöltä, paljastamiselta ja tuhoamiselta. Esimerkiksi CapManin kannettavien tietokoneiden/laitteiden on oltava varastuksenesto-laitteilla varustettuja, olla lukituissa kaapeissa tai muulla tapaa turvassa. Päästäkseen rekisteriin pääsyoikeuden omaavien henkilöiden on vahvistettava henkilöllisyytensä. Lisäksi CapManilla on käytössä automaattisesti päivittyviä viruksentorjuntaohjelmia, joiden avulla evätään haittaohjelmien ja muiden samankaltaisten tuhoisten ohjelmien pääsy tietojärjestelmään, jotka saattaisivat lamauttaa tavanomaisen ja ennakoitavan järjestelmätoiminnan.

Teknisten turvatoimenpiteiden ohella CapMan soveltaa myös organisatorisia sekä hallinnollisia turvatoimia. CapManin työntekijät osallistuvat säännöllisesti IT-turvallisuus-, tietosuoja- sekä tietoturvakoulutuksiin. Sisäiset toiminta- ja menettelyohjeet on myös suunniteltu tehostamaan IT-turvallisuutta ja rekisteröityjen tietosuojaa.

Henkilötietojanne saatetaan myös tilapäisesti säilyttää paperisina, fyysisinä kopioina CapManin tai sen palveluntarjoajien valvotuissa toimistotiloissa. Paperisena olevat henkilötiedot hävitetään siihen erikoistuneen palveluntarjoajan toimesta.

Tuleeko sinun antaa meille henkilötietoja?

Yleinen periaate on että, jokainen rekisteröity luovuttaa henkilötietoja meille täysin vapaaehtoisesti eikä tietojen antamatta jättämisellä ole teille haitallisia seurauksia. CapManin toiminta listayhtiönä ja rahastojen hallinnointiyhtiönä on kuitenkin hyvin säänneltyä, ja tästä syystä on useita tilanteita, joissa pyydettyjen henkilötietojen luovuttaminen CapManille on välttämätöntä lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai tarvittavan sopimuksen tekemiseksi. Esimerkiksi rahastosijoituksen tekeminen tai muu asiakassuhteen perustaminen, raportointi eivät onnistu ilman riittäviä henkilötietoja.

Toisen henkilön henkilötietojen toimittaminen

CapMan asioi pääasiassa yhtiöiden kanssa ja tästä syystä taho, joka luovuttaa henkilötietoja CapManille, ei aina ole luonnollinen henkilö itse vaan esimerkiksi tämän työnantajayhteisö tai muu oikeushenkilö tai luonnollinen henkilö, johon luonnollinen henkilö on sidonnaisuussuhteessa.

Mikäli toimitatte meille henkilötietoja muista henkilöistä, kehoitamme teitä varmistumaan siitä, että teillä on oikeus toimittaa nämä henkilötiedot CapManille ja että CapMan ilman lisätoimenpiteitä voi kerätä ja käyttää henkilötietoja tässä selvityksessä tarkoitetulla tavalla.

Toimittaessa toisen henkilön henkilötietoja, teidän täytyy myös huomioida, että henkilö, jonka henkilötietoja toimitatte, on tietoinen tämän selvityksen sisällöstä ja hänen lakiin perustuvista oikeuksistaan.

Päivitykset CapManin tietosuojapolitiikkaan

Tätä tietosuojaselvitystä on päivitetty viimeksi toukokuussa 2018. Saatamme päivittää tätä selvitystä tulevaisuudessa, jotta varmistumme siitä, että ohje vastaa voimassa olevaa lainsäädäntöä ja CapManin kulloinkin noudattamia tietosuojakäytänteitä. Ajantasaisen tietosuojaselvityksen ja kulloinkin voimassaolevat tietosuojaselosteet löydät aina tältä sivustolta.

CapManin tietosuojaselosteet (englanniksi)

Ota yhteyttä